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论科技档案的保密性和公开管理

发布时间:2019-09-30 10:05 来源:本站原创

科技档案是各种科研活动和科技资源储备形式的真实记录。随着社会的不断进步和发展,人们对档案宣传和开放的需求得到了极大的提高,并利用了科技档案和服务领域。不断拓宽,在新形势下,做好科技档案的保密和开放管理,发挥科技档案在经济建设中的重要作用,已成为科学和科技档案的重大课题。新时期的技术档案工作者需要研究和探索。问题是浅见。

科学档案的保密性和公开使用是档案工作的两个主要组成部分。档案的机密性是在一定时间和地区内限制内部信息的阅读和使用范围,具有一定的技术和机密性。档案的开放性是指根据相关法律法规向公众开放最初处于保密和封闭状态的档案。开放档案的主要目的是充分利用科技档案中的信息资源,有效发挥其促进社会,经济和科技发展的作用。在档案的开放使用中,文件用户一方面希望完全满足他们自己的文件搜索需求。另一方面,文件管理人员必须在严格遵守保密规定的基础上开展服务工作。但从根本上说,科技档案管理中的保密和开放是一种有机统一,两者之间的辩证关系是对立统一。

因此,在科技档案管理中,要正确把握保密性和开放性的“程度”,片面地关注其中任何一个,都不利于科学管理的有效发展。和技术档案,应考虑到两者的有效统一。档案的使用是档案工作的生命线。在科技档案管理过程中,档案工作者应坚持“在保密的前提下使用保密”和“在利用的基础上信任”的原则,确保保险和使用的结合。为实现信息资源共享,促进科技档案的合理使用和发展。

科技档案管理包括八个环节:收集,安排,保管,统计,利用,编辑,识别和销毁。档案的保密性和公开管理应在上述环节实施,重点是开放和利用科技档案过程的机密性。应注意以下两个方面。

在科技档案开放使用之前,应先做好准备工作,做好档案档案的整理和整理,使用原档案文件进行整理,仔细划分和识别分类档案,机密文件,并分开秘密和秘密。秘密和非秘密文件确保分类科学,试卷合理,编目清晰。其次,建立一个完整的文件编号并组织必须返回的所有材料,以确保文件不会受到损害。第三,对于重型和珍贵的科技文件,使用复制,复制,拍照等来复制,形成文件的副本,并对其进行数字处理。第四,目录搜索工具,搜索全文数据库,主题搜索工具,各种搜索工具和叙述性搜索工具用于使存档搜索方法的使用多样化。

2.2查看打开的文件以确定开放和控制的范围

论科技档案的保密性和公开管理

根据《保密法》的规定,其严格划分档案的密级,以便档案管理人员针对不同的密级采取不同的管理措施。为科学确定档案利用层次、档案开放与控制使用范围,应做好档案开放前的审查工作,提高审查工作的规范性和科学性。并严格遵循《保密法》的相关规定,对超过保密期限的档案进行解密,明确密与非密、内部与外部的界限,保证开放利用的档案的合理性。为确保档案开放利用过程中不失密、不泄密,针对不同需求的利用者应选择合理的利用范围、审批手续等。

对于科技档案的利用,可以采取多种服务方式,如档案查阅、档案外借、档案报道服务、档案陈列、展览服务、编研服务、专题服务、咨询证明服务等,在利用过程中,应加强管理与监督,防范不利于档案保密的各种不良行为,其主侧重于以下几个方面落实。

论科技档案的保密性和公开管理

3.1建立健全规章制度

目前,我国《档案法》对于科技档案保密信息的规范仍不完全严密,因此档案管理部门应根据国家档案工作、保密工作的有关方针政策,健全科技档案规章制度建设,如档案的收集、整理、保密、阅览、外借、复制、保密销毁等制度,促使工作人员积极执行。同时严格规范保密档案的管理行为,用完后及时归档,进行集中统一管理,重点加强绝密档案的管理,绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按照规定程序办理,使用完毕后应及时清对、检查,如果发生失密、泄密,及时采取合理的措施补救。

3.2加强队伍建设,提高科技档案工作人员工作素质

档案工作人员是科技档案的保密与开放管理的主实施者,其负有直接责任,应具备较高的业务素质、职业素质和道德素质。在科技档案管理过程中,应不断提高科技档案管理人员的政治素质,认真学习和钻研《档案法》和《秘密法》,做到知法、守法,坚守职业道德,树立保证科技档案安全的强烈意识。同时档案管理人员应加强自身档案管理理论知识的学习,不断提高自身专业知识和技术实践能力,做好涉密档案的基础工作,全面掌握档案工作的规律,积极探索和创新,保持敏锐的洞察力,提高档案管理工作中的应变能力,保守档案秘密,防止保密档案泄密。

在科技档案利用过程的监督工作中,应不断加强对电子档案网络信息安全的保密管理工作,严格按照国家法律、法规规定,加强依法监督和行政监督力度,严格规范和约束电子档案信息系统主体及其与外界关联行为。对于科技档案的涉密网络必须与互联网实行物理隔离,建立健全网络保密管理制度,采取科学合理的安全保密措施,从进口、传输、使用三方面加强电子档案上网的保密管理,特别是注重科技档案在网络传输过程中的保密工作,按照传输信息最高密级标准配备保密措施,以有效确保档案信息传播安全。库房管理是档案保密的重内容,也是其中的重点。档案库房应指定专人负责,制定严格的库房管理制度,建议可在档案馆(室)内安装摄像监视器,跟踪记录科技档案利用的全过程,确保档案安全。

随着社会的不断发展进步,科技档案资源的巨大社会价值日益凸显,因此加强科技档案的保密与开放管理工作至关重。档案管理部门应转变传统保密理念,树立现代保密理念,积极开发和利用档案信息资源,正确处理好科技档案科技档案保密与开放的关系,坚持“保、放”结合的指导思想,由传统的死保不放向主动的积极开放管理方式转变,在保护技术持有者权益的基础上,实现科技档案价值的最大化。

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